www.trm.dk bruger cookies for at udarbejde statistik over anvendelsen af sitet. Du kan altid slette cookies fra www.trm.dk igen.  Læs mere om cookies her.

Succes med digitalisering i Transportministeriet

Den 4. januar 2010 gennemførte Transportministeriet en fuldstændig digitalisering af de indre arbejdsgange. Allerede nu - efter knap tre måneder - er der grundlag for at sige, at projektet er blevet en succes.

ministeriet

30. marts 2010

Den fulde digitalisering indebærer, at sagsbehandling, videndeling, kommunikation og journalisering foregår elektronisk i ét og samme system, det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem F2. F2 er udviklet i et samarbejde mellem IT-virksomheden cBrain og Socialministeriet, men Transportministeriets departement er det første sted, hvor F2 er taget i anvendelse i hele organisationen.

Departementschef Jacob Heinsen forklarer det således: "Vi har - ligesom de fleste andre - gennem en del år haft et elektronisk dokumenthåndteringssystem, men det gav bare ikke de ønskede fordele, fordi systemerne ikke hang sammen, og fordi sagerne stadig bevægede sig rundt i huset på papir. Med det nye system har vi ikke forbudt papir i sagsbehandlingen, men papiret er simpelthen blevet udkonkurreret. Medarbejderne oplever det nu som lettere at behandle sagerne og forelægge dem for cheferne elektronisk. De skal ikke længere tage en masse kopier, og de kan også løbende følge sagens videre gang i F2. Med det nye system er elektronisk sags- og dokumenthåndtering ikke længere en yderligere arbejdsopgave, men en reel lettelse i arbejdet."

En brugerundersøgelse gennemført efter to måneders drift bekræfter dette indtryk. Ved skiftet fra det hidtidige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem til F2, er medarbejdertilfredsheden med systemet gået fra "utilfreds" til "tilfreds". "Man skulle tro det var løgn, men medarbejderne siger, at de faktisk er blevet gladere for at arbejde efter indførelsen af det nye IT-system", siger Jacob Heinsen

Projektleder Thomas Ginnerup-Nielsen siger om sine erfaringer med projektet: "Det har været hårdt arbejde, men faktisk har vi ikke haft nogen kriser i forløbet. Det er i sig selv usædvanligt for et offentligt IT-projekt. Men den ultimative test er jo, at resultaterne lever op til - ja faktisk overstiger - målsætningerne for projektet."

Se en præsentation af brugerundersøgelsen og resultaterne her

Spørgsmål kan rettes til projektleder Thomas Ginnerup-Nielsen, 3392 3492, tgn@trm.dk, eller departementschef Jacob Heinsen, 3392 3355.